Quy trình vận tải đa phương thức thiết bị hàng dự án quá khổ

  ↵
  Từ ví dụ trên ta thấy, mỗi phương án đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng, điều quan trọng là mỗi nhà vận tải cần tìm ra một phương án tối ưu nhất và phù hợp với yêu cầu của từng  khách hàng.
   Bước 4 – Tư vấn và báo giá cho khách hàng.
     Bước này khá quan trọng, yêu cầu nhân viên sales cần có một vốn kiến thức vững và kĩ năng chốt sale tốt. Theo đó, nhân viên cần tư vấn rõ ràng nhất có thể cho khách hàng, đưa ra ít nhất là 2 phương án vận chuyển tối ưu cho khách hàng lựa chọn. Những thông tin cần thiết nhất của các phương án mà khách hàng luôn quan tâm hàng đầu đó là :
    + Chi phí vận chuyển cho chuyến đi : Chi phí cần được chi tiết bao gồm chi phí vận chuyển theo từng phương thức vận chuyển, chi phí lashing hàng hóa, chi phí nâng hạ hàng hóa tại các điểm chuyển tải hàng hóa giữa các phương thức vận chuyển. Trong một số trường hợp, khách hàng sẽ yêu cầu nhà vận tải báo giá theo đơn vị Tấn hoặc m3 tùy thuộc vào loại hàng hóa.
    + Thời gian vận chuyển cho toàn bộ chuyến đi : Thường thì khách hàng sẽ cho phép nhà vận tải một khoảng thời gian nhất định cho chuyến đi, những phương án khác nhau có thời gian vận chuyển khác nhau, có những lô hàng cần vận chuyển gấp và có những lô hàng chỉ yêu cầu đến điểm giao hàng an toàn. Trong những trường hợp những lô hàng vận chuyển không gấp, nhà vận tải sẽ ưu tiên cho các phương án tối thiểu hóa chi phí chuyến đi.
   + Các loại phương thức vận chuyển được sử dụng : Một số trường hợp khách hàng yêu cầu hạn chế quá nhiều phương thức vận chuyển cho phương án. Điều này có thể dễ hiểu là do tâm lí lo ngại mức độ rủi ro cao về an toàn hàng hóa khi chuyển giao giữa các phương thức vận tải với nhau quá nhiều lần.
     Trong quá trình tư vấn cho khách hàng, nhân viên phòng sales phải nắm rõ được quy trình, tiến độ dự kiến vận chuyển lô hàng nếu hợp tác. Ưu điểm, nhược điểm của từng phương án cũng cần được chỉ rõ để khách hàng cân nhắc trước khi ra quyết định lựa chọn.
Bước 5 – Đàm phán các điều kiện.
      Bước này gần như không thể thiếu trong bất cứ một quá trình giao dịch nào, đặc biệt là sales vận tải trong lĩnh vực vận tải hàng dự án quá khổ quá tải. Những điều kiện thường xuyên được đem ra để đàm phán trong quá trình đó là :
   + Giá vận chuyển : Nhân viên phòng sales không nhất định phải giữ nguyên giá đề nghị ban đầu, vì khách hàng sẽ đưa ra một giá đề nghị khác thấp hơn. Tùy từng trường hợp và thông tin hàng hóa, thời gian vận chuyển, nhân viên sales sẽ có cho mình một khoảng giá đàm phán cho phép, mà theo đó nếu giá khách hàng yêu cầu thấp quá so với lợi nhuận tối thiểu cho phép thì giao dịch sẽ không được thực hiện.
   + Điều kiện về an toàn hàng hóa trong chuyến đi : Đây là điều kiện bắt buộc mà nhà vận tải nào cũng phải tuân thủ, tuy nhiên một số khách hàng khá “ kĩ càng” trong việc ràng buộc điều kiện an toàn hàng hóa, họ sẽ có những yêu cầu riêng về phương tiện, lashing hàng hóa, yêu cầu về an toàn của cẩu… Ví dụ như một khách hàng có 1 lô hàng bồn chứa composit, kích thước quá khổ cần vận chuyển, họ có yêu riêng là rơ mooc cần được chèn lót lốp cao su, dây chằng buộc hàng hóa cần yêu cầu là cáp vải thay vì đai xích giống như hầu hết các loại hàng hóa quá khổ quá tải khác, nguyên nhân chính là do đặc tính hàng rỗng và chất liệu dễ vỡ khi va đập mạnh, lớp sơn dễ bị bong tróc nếu bị va chạm, chà xát quá mạnh.
   + Điều kiện về thời gian vận chuyển chuyến đi : Điều này đều có ý nghĩa quan trọng đối với khách hàng và người vận tải, một khi hai bên không tuân thủ thời gian vận chuyển như đã cam kết, điều đó gần như sẽ gây thiệt hại cho bên còn lại. Chậm tiến độ thi công, bàn giao, neo xe gây thiệt hại về chi phí cơ hội, tăng chi phí lương cho công nhân… Vì vậy, việc thống nhất thời điểm bốc hàng lên phương tiện vận chuyển đầu tiên và khoảng thời gian tối đa cho phép của chuyến đi luôn được ưu tiên trong cuộc đàm phán.
  + Thời hạn thanh toán : Vì lí do xoay vòng vốn cho công ty hoạt động, nhân viên sales sẽ phải thống nhất với khách hàng thời hạn thanh toán chi phí chuyến đi, thường thì từ 01 đến 02 tháng sau thời gian giao hàng
  .    Hình 4 : vận chuyển bồn quá khổ quá tải

Bước 6 – Thống nhất các điều kiện.
        Sau quá trình đàm phán qua lại giữa 2 bên, cân bằng lợi ích, nhân viên sales cần thống nhất các điều kiện với khách hàng để tránh phát sinh các tranh chấp không đáng có phát sinh trong quá trình thực hiện. Trong trường hợp có những vấn đề 1 trong 2 bên chưa đồng ý, cần quay lại bước đàm phán cho tới khi nhận được sự chấp thuận của 2 bên.

Bước 7 – Kí kết hợp đồng.                                                                                  
      Nhân viên sales trực tiếp soạn thảo các điều khoản đã đàm phàm trình lên ban kê toán hợp đồng duyệt, giám đốc là người trực tiếp kí hợp đồng với khách hàng, sau đó giữ mỗi bên 2 bản để sau này tiến hành thanh toán hoặc đưa ra giải quyết khi không may xảy ra sự cố và xảy ra tranh chấp. Hợp đồng vận chuyển chính là bằng chứng pháp lí cho sự thỏa thuận của 2 bên.                            

Bước 8 -  Xin cấp phép vận chuyển cho tuyến vận chuyển.                               
      Đây là một bước khá đặc thù trong quy trình vận chuyển đa phương thức hàng dự án nội địa hàng siêu trường siêu trọng so với các quy trình vận chuyển khác. Nhân viên giao nhận hiện trường sử dụng thông tin hàng hóa đã có do khách hàng cung cấp và khảo sát cùng với thông tin về phương tiện sử dụng theo như phương án thống nhất, đến sở giao thông vận tải và xin cấp giấy phép vận chuyển đối với lô hàng cho một tuyến đường nhất định. Thông thường, giấy phép sẽ được cấp sau 3-5 ngày nhà vận tải gửi đơn yêu cầu.

Bước 9 – Thực hiện vận chuyển chuyến đi.                                                                 
       Trong bước quan trọng này, công ty cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhân viên giao nhận hiện trường và nhân viên sales và các phòng ban. Trong đó, nhân viên giao nhận hiện trường đóng vai trò quan trọng là người trực tiếp đến kho bãi và các điểm chuyển tải, hướng dẫn công nhân, tài xế thực hiện làm hàng. Nhân viên sales sẽ là người điều phối toàn bộ quá trình từ xa, liên kết và điều độ phương tiện cho cả quá trình gồm xe, tàu , sà lan, cẩu, công nhân lashing hàng hóa…                                                                                 
Bước 10 – Thanh lý hợp đồng.                                                                                    
       Đây sẽ là nhiệm vụ của kế toán công ty, thực hiện thanh lí hợp đồng sau khi kết thúc chuyến đi và thu hồi công nợ.
                                           
Kết luận     
     Mỗi lô hàng đều có sự khác nhau về rất nhiều điểm, trên chỉ là 10 bước khá chi tiết thường thấy trong một quy trình vận tải đa phương thức hàng siêu trường siêu trọng nội địa. Có những lô hàng rất đa dạng và phức tạp, luôn yêu cầu nhà vận tải phải có kinh nghiệm nhiều năm, đồng thời cập nhật những thông tin mới nhất trong ngành để nâng cao chất lượng, dịch vụ. Điều tối kị nhất đó là phát sinh chi phí trong quá trình vận chuyển, có thể là do khách quan, cũng có thể là do sự tính toán chưa kĩ của nhà vận tải trong bước lên chi phí dự kiến cho chuyến đi. Việc phát sinh chi phí trong quá trình vận tải không chỉ gây thiệt hại cho cả 2 bên, mà còn làm mất uy tín của nhà vận tải trong lòng khách hàng.