Email : vanchuyensieutruongsieutrong@gmail.com
 Hotline: 0938 032 286
 

Quy trình vận tải đa phương thức thiết bị hàng dự án quá khổ

Thứ bảy - 06/07/2019 11:59
Sau đây TGKtrans xin phép trình bày quy trình vận tải đa phương thức thiết bị hàng dự án quá khổ quá tải tại Việt Nam
Quy trình vận tải đa phương thức thiết bị hàng dự án quá khổ
  
Đặc điểm thị trường vận tải
Hiện nay, công ty Thiên Gia Khánh kinh doanh dịch vụ vận tải trên phạm vi khắp các khu vực trên cả nước. Trong đó, khu vực Miền nam được xem là thị trường màu mỡ của công ty vì hiện nay đa số khách hàng của công ty là các công ty có trụ sở tại các tỉnh, thành phố như TP. Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai, Bà Rịa – Vũng Tàu. Những thị trường chủ lực của công ty : Khu vực Miền nam (từ Quảng Trị trở ra) chiếm trên 70 % lượng hàng hóa vận chuyển. Thị trường Miền Bắc đang được công ty lưu ý mà mở rộng, vì lượng hàng hóa có nhu cầu cần vận chuyển ngày càng nhiều, các công ty sản xuất cơ khí, máy móc ngày càng xuất hiện nhiều, trong khi có không quá nhiều doanh nghiệp hoạt động trong ngành vận chuyển hàng hóa quá khổ quá tải ở khu vực Miền Bắc.
Tuy nhiên, bên cạnh những cơ hội được nhìn thấy ở các tỉnh thành có lượng hàng hóa vận chuyển rất tiềm năng, thách thức đặt ra cho TGKtrans là phải nắm rõ được những đặc tính của thì trường, đối thủ cạnh tranh.
21685995 1634598733277229 7037511270267900006 n 923x489
Đặc điểm khách hàng
Đối tượng khách hàng của công ty là các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh nội địa cũng như kinh doanh xuất- nhập khẩu.  Về các doanh nghiệp nhâp khẩu, công ty thường xuyên làm hàng cho các công ty xuất nhập khẩu thiết bị máy móc (chủ yếu là nhập khẩu), khi mà các doanh nghiệp cơ khí, sản xuất máy móc ở Việt Nam chưa đủ khả năng sản xuất, gia công, đặc biệt các dự án lớn, các loại hàng hóa yêu cầu cao về chất lượng, bắt buộc các doanh nghiệp phải nhập khẩu hàng hóa (chủ yếu là theo đường biển), hàng hóa thường được nhập khẩu về các cảng biển có khả năng tiếp nhận các loại hàng hóa quá khổ quá tải như Cảng PTSC vũng tàu, Cảng Lotus TP. Hồ Chí Minh, Cảng Đà Nẵng, cảng Hải Phòng...Trong ba năm gần đây, những doanh nghiệp xuất nhập khẩu luôn là các đối tác chiến lược của công ty, mang lại nguồn doanh thu lớn (chiếm tỉ trọng 60 %), đồng thời góp phần thúc đẩy lưu thông hàng hóa tại các Cảng biển lớn trong nước.
  Các công ty sản xuất trong nước cũng chiếm một phần không nhỏ trong cơ cấu khách hàng của công ty. Nhu cầu vận chuyển hàng hóa quá khổ quá tải thường đến từ các công ty sản xuất thiết bị cơ khí hạng nặng như cầu trục cổng trục, các loại bồn bể công nghiệp có đường kính và chiều dài quá khổ, các loại máy cơ khí hạng nặng mà một doanh nghiệp vận tải nội địa thông thường không thể đáp ứng được nhu cầu.
Các công ty trong lĩnh vực xây dựng cũng là những khách hàng không thể thiếu trong danh sách khách hàng tiềm năng của công ty, khi mà nhu cầu vận chuyển máy móc công trình xây dựng, thiết bị xây dựng là luôn luôn có mỗi khi khởi công các dự án, công trình, cầu đường. TGKtrans đã từng nhận vận chuyển dầm cầu vượt siêu trường siêu trọng cho dự án cầu vượt Trường Sơn, sân bay Tân Sơn Nhất, một trong những dự án vận chuyển công trình xây dựng đáng nể nhất của công ty.
21687959 1634598739943895 4001274345848474434 n
    Hình 1: Vận chuyển dự án cầu vượt sân bay Tân Sân Nhất
1.1 – Hàng siêu trường siêu trọng là gì?
        Hàng siêu trường siêu trọng (hay còn được gọi là hàng quá khổ quá tải)  là hàng có kích thước hoặc trọng lượng vượt quá giới hạn quy định nhưng không thể tháo rời ra được.
      Đối với vận chuyển đa phương thức nội địa hàng siêu trường siêu trọng, ta cần quan tâm về hàng siêu trường siêu trọng đường thủy và hàng siêu trường siêu trọng đường bộ:
- Đường thủy: Hàng siêu trường siêu trọng trên đường thủy được hiểu là hàng siêu trọng không thể tháo rời, nặng hơn 100 tấn; hàng siêu trường dài hơn 40m hoặc cao hơn 4,5m.
- Đường bộ: Hàng siêu trường siêu trọng là hàng không thể tháo rời (chia nhỏ), khi xếp lên phương tiện vận chuyển có một trong các kích thước bao ngoài (của phương tiện và hàng xếp trên phương tiện) đo được như sau:
  + Chiều dài lớn hơn 20 mét.
 + Chiều rộng lớn hơn 2,5 mét.
 + Chiều cao (tính từ mặt đường bộ trở lên) lớn hơn 4,2 mét (trừ container). Và hàng siêu trường, siêu trọng là hàng không thể tháo rời (chia nhỏ) có trọng lượng trên 32 tấn.
 
23660238 1699582953445473 324615722 o
    Hình 2 : Vận chuyển hàng dự án nhà máy gạch tuynen Bình Định
1.2 – Diễn giải các bước vận tải đa phương thức nội địa hàng siêu trường siêu trọng.

  Bước 1: Tiếp nhận thông tin lô hàng.
        Đây là bước rất quan trọng trong quy trình, mà theo đó, khách hàng cần cung cấp đầy đủ và chi tiết nhất thông tin lô hàng cần vận chuyển, nhân viên phòng sales – marketing cũng cần lưu ý xin lại 1 số thông tin từ khách hàng nếu khách hàng cung cấp bị thiếu thông tin,
thường bao gồm:
  - Thời gian dự kiến vận chuyển của lô hàng :là thời gian dự kiến tiến hàng lô hàng do khách hàng thông báo cho đơn vị vận tải, khách hàng sẽ dựa vào nhu cầu của chính mình để đưa ra thời gian dự kiến vận chuyển, đơn vị vận tải sẽ tiếp nhận thời gian trên sẽ sắp xếp phương tiến đúng thời gian và địa điểm quy định.
  - Địa điểm giao nhận hàng : Một thông tin rất quan trọng, giúp cho nhà vận tải lên chi phí để báo giá, và hơn nữa, thông tin này là yêu cầu không thể thiếu để nhà vận tải lựa chọn tuyến đường cho phù hợp. Khách hàng cần cung cấp cho nhà vận tải địa điểm giao nhận hàng chi tiết nhất có thể, phòng  trường hợp chi phí phát sinh do đường cấm, hoặc bắt buộc sử dụng thêm phương tiện khác với kế hoạch.
  - Các thông số số lượng kích thước và trọng lượng : Nhà vận tải sẽ nhìn vào thông số về kích thước và trọng lượng để xác định xem hàng này có phải là hàng quá khổ, quá tải hay không? Và quá khổ quá tải bao nhiêu? để sắp xếp và lên phương án vận chuyển phù hợp cho đơn hàng. Thông số về số lượng giúp nhà vận tải xác định được số lượng phương tiện cần điều động ở mỗi bước của quá trình vận chuyển,

   Những yêu cầu đặc biệt của khách hàng dành cho nhà vận tải :
       Trong một số trường hợp, để đảm bảo hàng hóa được an toàn và đến địa điểm giao hàng đúng với tiến độ, khách hàng sẽ có những yêu cầu nhất định về cách thức chất xếp và chằng buộc hàng hóa, yêu cầu về độ an toàn của phương tiện vận chuyển, yêu cầu đội ngũ công nhân, điều khiển phương tiện phải có những trang bị bảo hộ. Ví dụ : Trong một lô hàng vận chuyển bồn chứa đường kính quá khổ 4m bằng phương tiện mooc lùn từ Bình Dương ra Hà Nội, khách hàng yêu cầu nhà vận tải phải trang bị lốp xe ô-tô cũ chèn lót dưới đáy bồn, không được sử dụng dây đai xích mà thay vào đó là dây cáp vải để chằng buộc hàng. Trên thực tế, bồn composit  rất dễ bị trầy xước hoặc thậm chí là vỡ, nứt nếu nhà vận tải không chú ý đến điều này.
 
21687932 1634598666610569 2866825477955240028 n
    Hình 3 : Vận chuyển máy móc thiết bị nhập khẩu 

Bước 2 – Khảo sát hàng hóa và tuyến đường cần vận chuyển.
      Ở bước này, vai trò của nhân viên giao nhận – hiện trường là rất quan trọng và được thực hiện rõ nét nhất, sẽ phải trực tiếp hay gián tiếp khảo sát trước tuyến đường cần vận chuyển trước khi xin giấy cấp phép vận chuyển. Những vấn đề có thể xảy ra nếu thiếu đi bước này đó là : Hàng không thể vận chuyển vào một số địa hình khó đi (ví dụ miền núi, hàng cao vượt quá chiều cao quá khổ cho phép của 1 số cầu vượt, dây điện, trạm thu phí đường bộ, cầu bắc qua sông.. Hàng quá nặng và không thể lưu thông qua một số cầu có giới hạn về trọng tải. Thông tin hàng hóa được khách hàng cung cấp có nhiều khi không chính xác (vô ý hoặc cố ý), thông tin dù sai lệch rất nhỏ cũng có thể gây ảnh hưởng rất lớn trong quá trình vận tải. Vì vậy, nhiệm vụ của nhân viên hiện trường là cần đo đạc thật chính xác kích thước hàng hóa, hỏi rõ nguồn gốc để lấy được thông tin trọng lượng hàng hóa chính xác. Từ đó lập báo cáo thông tin khảo sát được chính xác hơn nhằm vận chuyển hàng hóa một cách an toàn và đúng tiến độ được đề ra, trành phát sinh được những chi phí không đáng có.
Bước 3 -  Lên kế hoạch cho nhiều phương án.
      Đây là bước rất quan trọng, đòi hỏi nhân viên phòng sales – marketing phải có vốn kiến thức cũng như kinh nghiệm rất tốt, cùng với đó sự tham khảo nhiều phòng ban cũng như giám đốc để lựa chọn những phương án tối ưu nhất.
    Sau khi tiếp nhận đầy đủ thông tin nhất có thể, nhà vận tải sẽ tính toán và tìm ra 2 hoặc 3 phương án vận chuyển tối ưu dựa trên các tiêu chí được ưu tiên như sau:
     + Số lượng hàng cần vận chuyển và khoảng  cách : đối với một lô hàng có số lượng lớn và quãng đường vận chuyển xa, nhà vận tải sẽ ưu tiên cho phương án Trucking hai đầu và sử dụng phương tiện có khả năng chuyên chở lớn dành cho bước vận chuyển chính như sà lan hay tàu hàng rời.
     + Chi phí và thời gian chuyên chở : Thông thường, những phương tiện có khả năng chuyên chở lớn thì thời gian chậm hơn tuy nhiên giá thành cũng rẻ hơn.

       Ví dụ :  Để chuyên chở một lô hàng siêu trường siêu trọng là 10 chiếc nồi hơi kích thước dài 12m, đường kính 4m với trọng lượng 35T mỗi chiếc đi từ tp. Hồ Chí Minh đi ra Hà Nội. Nhà vận tải sẽ thường lựa chọn những phương án :
  + Phương án 1 : Sử dụng 10 chiếc xe đầu kéo mooc lùn kéo trực tiếp hàng từ kho tp. Hồ Chí Minh đi đến kho Hà Nội. Chi phí ước tính sẽ là 60.000.000 vnđ/ 1 đầu kéo, chi phí nâng hạ 40.000.000 vnđ cho 2 điểm, tương ứng 640.000.000 vnđ cho lô hàng cần vận chuyển. Thời gian vận chuyển 4 ngày.
  + Phương án 2: Sử dụng 10 chiếc xe đầu kéo mooc lùn kéo hàng từ kho ra cảng PTSC với chi phí 7.000.000 vnđ/đầu kéo,  sử dụng tàu rời chở toàn bộ lô hàng từ cảng PTSC ra cảng Hải Phòng với chi phí 350.000.000 vnđ cho nguyên chuyến, chi phí nâng hạ hàng tại 4 điểm là 70.000.000 vnđ, sử dụng 10 chiếc xe đầu kéo mooc lùn kéo hàng từ cảng Hải Phòng về Hà Nội với chi phí 10.000.000/ 1 đầu kéo. Như vậy, tổng chi phí vận chuyển cho lô hàng theo phương án 2 là  590.000.000 vnđ. Thời gian vận chuyển lô hàng 10 ngày.
 Bảng  2.2 :  Các tiêu chí lựa chọn phương án vận chuyển cho lô hàng  10 nồi hơi.
                                                                                                  Nguồn : TGKtrans
TIÊU CHÍ PHƯƠNG ÁN
Xe từ kho đến kho Xe – Tàu - Xe
Chi phí vận chuyển (VNĐ) 600 520
Chi phí nâng hạ 40 70
Thời gian vận chuyển (Ngày) 4 10
Mức độ an toàn hàng hóa Cao hơn Thấp hơn

  Từ ví dụ trên ta thấy, mỗi phương án đều có những điểm mạnh và điểm yếu riêng, điều quan trọng là mỗi nhà vận tải cần tìm ra một phương án tối ưu nhất và phù hợp với yêu cầu của từng  khách hàng.
   Bước 4 – Tư vấn và báo giá cho khách hàng.
     Bước này khá quan trọng, yêu cầu nhân viên sales cần có một vốn kiến thức vững và kĩ năng chốt sale tốt. Theo đó, nhân viên cần tư vấn rõ ràng nhất có thể cho khách hàng, đưa ra ít nhất là 2 phương án vận chuyển tối ưu cho khách hàng lựa chọn. Những thông tin cần thiết nhất của các phương án mà khách hàng luôn quan tâm hàng đầu đó là :
    + Chi phí vận chuyển cho chuyến đi : Chi phí cần được chi tiết bao gồm chi phí vận chuyển theo từng phương thức vận chuyển, chi phí lashing hàng hóa, chi phí nâng hạ hàng hóa tại các điểm chuyển tải hàng hóa giữa các phương thức vận chuyển. Trong một số trường hợp, khách hàng sẽ yêu cầu nhà vận tải báo giá theo đơn vị Tấn hoặc m3 tùy thuộc vào loại hàng hóa.
    + Thời gian vận chuyển cho toàn bộ chuyến đi : Thường thì khách hàng sẽ cho phép nhà vận tải một khoảng thời gian nhất định cho chuyến đi, những phương án khác nhau có thời gian vận chuyển khác nhau, có những lô hàng cần vận chuyển gấp và có những lô hàng chỉ yêu cầu đến điểm giao hàng an toàn. Trong những trường hợp những lô hàng vận chuyển không gấp, nhà vận tải sẽ ưu tiên cho các phương án tối thiểu hóa chi phí chuyến đi.
   + Các loại phương thức vận chuyển được sử dụng : Một số trường hợp khách hàng yêu cầu hạn chế quá nhiều phương thức vận chuyển cho phương án. Điều này có thể dễ hiểu là do tâm lí lo ngại mức độ rủi ro cao về an toàn hàng hóa khi chuyển giao giữa các phương thức vận tải với nhau quá nhiều lần.
     Trong quá trình tư vấn cho khách hàng, nhân viên phòng sales phải nắm rõ được quy trình, tiến độ dự kiến vận chuyển lô hàng nếu hợp tác. Ưu điểm, nhược điểm của từng phương án cũng cần được chỉ rõ để khách hàng cân nhắc trước khi ra quyết định lựa chọn.
Bước 5 – Đàm phán các điều kiện.
      Bước này gần như không thể thiếu trong bất cứ một quá trình giao dịch nào, đặc biệt là sales vận tải trong lĩnh vực vận tải hàng dự án quá khổ quá tải. Những điều kiện thường xuyên được đem ra để đàm phán trong quá trình đó là :
   + Giá vận chuyển : Nhân viên phòng sales không nhất định phải giữ nguyên giá đề nghị ban đầu, vì khách hàng sẽ đưa ra một giá đề nghị khác thấp hơn. Tùy từng trường hợp và thông tin hàng hóa, thời gian vận chuyển, nhân viên sales sẽ có cho mình một khoảng giá đàm phán cho phép, mà theo đó nếu giá khách hàng yêu cầu thấp quá so với lợi nhuận tối thiểu cho phép thì giao dịch sẽ không được thực hiện.
   + Điều kiện về an toàn hàng hóa trong chuyến đi : Đây là điều kiện bắt buộc mà nhà vận tải nào cũng phải tuân thủ, tuy nhiên một số khách hàng khá “ kĩ càng” trong việc ràng buộc điều kiện an toàn hàng hóa, họ sẽ có những yêu cầu riêng về phương tiện, lashing hàng hóa, yêu cầu về an toàn của cẩu… Ví dụ như một khách hàng có 1 lô hàng bồn chứa composit, kích thước quá khổ cần vận chuyển, họ có yêu riêng là rơ mooc cần được chèn lót lốp cao su, dây chằng buộc hàng hóa cần yêu cầu là cáp vải thay vì đai xích giống như hầu hết các loại hàng hóa quá khổ quá tải khác, nguyên nhân chính là do đặc tính hàng rỗng và chất liệu dễ vỡ khi va đập mạnh, lớp sơn dễ bị bong tróc nếu bị va chạm, chà xát quá mạnh.
   + Điều kiện về thời gian vận chuyển chuyến đi : Điều này đều có ý nghĩa quan trọng đối với khách hàng và người vận tải, một khi hai bên không tuân thủ thời gian vận chuyển như đã cam kết, điều đó gần như sẽ gây thiệt hại cho bên còn lại. Chậm tiến độ thi công, bàn giao, neo xe gây thiệt hại về chi phí cơ hội, tăng chi phí lương cho công nhân… Vì vậy, việc thống nhất thời điểm bốc hàng lên phương tiện vận chuyển đầu tiên và khoảng thời gian tối đa cho phép của chuyến đi luôn được ưu tiên trong cuộc đàm phán.
  + Thời hạn thanh toán : Vì lí do xoay vòng vốn cho công ty hoạt động, nhân viên sales sẽ phải thống nhất với khách hàng thời hạn thanh toán chi phí chuyến đi, thường thì từ 01 đến 02 tháng sau thời gian giao hàng
 
23660586 1699593753444393 1928612733 o (1)
.    Hình 4 : vận chuyển bồn quá khổ quá tải

Bước 6 – Thống nhất các điều kiện.
        Sau quá trình đàm phán qua lại giữa 2 bên, cân bằng lợi ích, nhân viên sales cần thống nhất các điều kiện với khách hàng để tránh phát sinh các tranh chấp không đáng có phát sinh trong quá trình thực hiện. Trong trường hợp có những vấn đề 1 trong 2 bên chưa đồng ý, cần quay lại bước đàm phán cho tới khi nhận được sự chấp thuận của 2 bên.

Bước 7 – Kí kết hợp đồng.                                                                                  
      Nhân viên sales trực tiếp soạn thảo các điều khoản đã đàm phàm trình lên ban kê toán hợp đồng duyệt, giám đốc là người trực tiếp kí hợp đồng với khách hàng, sau đó giữ mỗi bên 2 bản để sau này tiến hành thanh toán hoặc đưa ra giải quyết khi không may xảy ra sự cố và xảy ra tranh chấp. Hợp đồng vận chuyển chính là bằng chứng pháp lí cho sự thỏa thuận của 2 bên.                            

Bước 8 -  Xin cấp phép vận chuyển cho tuyến vận chuyển.                               
      Đây là một bước khá đặc thù trong quy trình vận chuyển đa phương thức hàng dự án nội địa hàng siêu trường siêu trọng so với các quy trình vận chuyển khác. Nhân viên giao nhận hiện trường sử dụng thông tin hàng hóa đã có do khách hàng cung cấp và khảo sát cùng với thông tin về phương tiện sử dụng theo như phương án thống nhất, đến sở giao thông vận tải và xin cấp giấy phép vận chuyển đối với lô hàng cho một tuyến đường nhất định. Thông thường, giấy phép sẽ được cấp sau 3-5 ngày nhà vận tải gửi đơn yêu cầu.

Bước 9 – Thực hiện vận chuyển chuyến đi.                                                                 
       Trong bước quan trọng này, công ty cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhân viên giao nhận hiện trường và nhân viên sales và các phòng ban. Trong đó, nhân viên giao nhận hiện trường đóng vai trò quan trọng là người trực tiếp đến kho bãi và các điểm chuyển tải, hướng dẫn công nhân, tài xế thực hiện làm hàng. Nhân viên sales sẽ là người điều phối toàn bộ quá trình từ xa, liên kết và điều độ phương tiện cho cả quá trình gồm xe, tàu , sà lan, cẩu, công nhân lashing hàng hóa…                                                                                 
Bước 10 – Thanh lý hợp đồng.                                                                                    
       Đây sẽ là nhiệm vụ của kế toán công ty, thực hiện thanh lí hợp đồng sau khi kết thúc chuyến đi và thu hồi công nợ.
                                           
Kết luận     
     Mỗi lô hàng đều có sự khác nhau về rất nhiều điểm, trên chỉ là 10 bước khá chi tiết thường thấy trong một quy trình vận tải đa phương thức hàng siêu trường siêu trọng nội địa. Có những lô hàng rất đa dạng và phức tạp, luôn yêu cầu nhà vận tải phải có kinh nghiệm nhiều năm, đồng thời cập nhật những thông tin mới nhất trong ngành để nâng cao chất lượng, dịch vụ. Điều tối kị nhất đó là phát sinh chi phí trong quá trình vận chuyển, có thể là do khách quan, cũng có thể là do sự tính toán chưa kĩ của nhà vận tải trong bước lên chi phí dự kiến cho chuyến đi. Việc phát sinh chi phí trong quá trình vận tải không chỉ gây thiệt hại cho cả 2 bên, mà còn làm mất uy tín của nhà vận tải trong lòng khách hàng.
 

Tác giả bài viết: TGKTRANS

Nguồn tin: TGKtrans.com:

Tổng số điểm của bài viết là: 331 trong 67 đánh giá

Xếp hạng: 4.9 - 67 phiếu bầu
Click để đánh giá bài viết